1. Beskrivelse av virksomheten
Oksøy Eiendom AS er et eiendomsselskap som driver med kjøp, utvikling og bygging av både private boliger/leiligheter og næringseiendom, med hovedvekt på utleie av næringseiendom. Selskapet inngår leieavtaler med en rekke ulike næringsaktører fra offentlige aktører til store private konserner til mindre private lokale næringsvirksomheter. Videre inngår selskapet og via sine datterselskap entrepriseavtaler for oppføring av både leilighetsbygg og næringsbygg av en viss størrelse i nasjonal sammenheng. Under driftsfasen hvor næringsbygg leies ut så benyttes rådgivere fra ulike bransjer alt fra håndverkere til it kompetanse. Selskapets har oppsummert bransjer og virksomhetstyper i et vedlegg til denne redegjørelsen og krysset av de kunde- og leverandørtypene hvor selskapet anser risikoen for å være størst for at det kan skje brudd på anstendig arbeidsmiljø og menneskerettigheter.
2. Innhenting av informasjon og kartlegging
Selskapet kartlegger risikoen for brudd på anstendige arbeidsforhold og rettigheter for ansatte i arbeidslivet ved å kreve at både eksisterende kunder- og leverandører fyller ut og signerer et egenmeldingsskjema som leveres til kontraktsansvarlig hos Oksøy Eiendom AS. Kopi av egenerklæringsskjemaet følger vedlagt denne redegjørelsen. Egenerklæringsskjemaet kreves fra de kunder- leverandører hvor selskapet anser det for å være en relevant risiko for at det kan forekomme brudd på anstendige arbeidsvilkår og foretar således en prioritering ved kartleggingen av risikoen.
I tillegg til egenerklæringsskjemaet så kan selskapet kreve nærmere dokumentasjon av at kunden- eller leverandøren har tilstrekkelige rutiner og følger lovverket for anstendige arbeidsmiljø. Selskapets egne ansatte som forvalter utleiebygg eller nybyggprosjekter kontrollere fysisk på stedet at arbeidsforhold er anstendige og følger arbeidsmiljøloven.
3. Oppfølging og håndtering av opplysninger om brudd på anstendige arbeidsforhold og arbeidsmiljø
Funn som blir rapportert fra tredjepart, kunden- eller leverandøren selv skal rapporteres til ansvarlig for oppfølging av åpenhetsloven i selskapet. Funnet skal konfronteres med den aktuelle kunden/leverandøren for nærmere dokumentasjon og fakta avklaring/kontradiksjon. Dersom bruddet blir bekreftet skal det fremmes en anmodning om at kunden/leverandøren må iverksette tiltak for å eliminere eller redusere skadevirkningene av bruddet med henvisning til selskapets policy om å arbeide for å overholde Åpenhetslovens og en menneskerettighetspolicysom forplikter oss til å respektere menneskerettighetene til dem som berøres av vår virksomhet, og til å påvirke våre forretningsforbindelser til å gjøre det samme krav til anstendige arbeidsmiljø. Det henvises til inntatte vilkår i avtaledokumentene til selskapet.
4. Tiltak som planlegges iverksatt for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser av brudd på retningslinjene for et anstendig arbeidsmiljø
Selskapet er i mange tilfeller en stor aktør i markedet på både utleie av fast eiendom, men også på innkjøp av ulike tjenester fra renhold, byggetjenester og tjenesteytende virksomheter. Ved at selskapet ved egenerklæringer og kontrakten med kunder- og leverandører tydelig fokuserer på selskapets policy om å arbeide for å overholde Åpenhetslovens og en menneskerettighetspolicy som forplikter selskapet til å respektere menneskerettighetene til dem som berøres av vår virksomhet, og til å påvirke velge ut våre forretningsforbindelser basert på at de har samme krav til anstendige arbeidsmiljø vil selskapet kunne få kunder- og leverandører til å innføre nye rutiner og endre gamle for å redusere risikoen for brudd på anstendige arbeidsforhold. Selskapet forventer at en god del av kundene- og leverandørene vil endre og oppfylle de krav som stilles til rutiner og praksis for å overholde anstendige arbeidsvilkår.
5. Opplysninger om negative konsekvenser og vesentlig risiko som er oppdaget ved selskapets sine aktsomhetsvurderinger - risikoanalyse
Selskapet er i en tidlig fase av kartleggingen av egne kunder- og leverandører med sikte på å avdekke risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold. Selskapet har derfor hittil ikke avdekket konkret risiko for brudd. Likevel har selskapet foretatte en generell risikoanalyse basert på virksomhets- og bransjeområde. For selskapets kunder og leverandører vil det i særlig grad være blant leverandører i byggebransjen, mindre private enkeltstående virksomheter i produksjon- og handel/service hvor risikoen for brudd er størst. Her vurderer selskapet risikoen for brudd til å være middels. Selskapet benytter i stod grad lokale leverandører av byggetjenester hvor selskapet har langvarige relasjoner med. Det er oversiktlige ansettelsesforhold og i liten grad innleie av arbeidskraft. Hos en del kunder/ leietakere har selskapet mindre detaljkunnskap om interne arbeidsforhold i virksomheten, så her vil en risikokartlegging kunne avdekke konkret risiko og mulige brudd. Det er først og fremst forholdet til det fysiske arbeidsmiljøet, lønn, arbeidsavtaler, beskatning og arbeidstid hvor risikoen for brudd er størst. Selskapet fokuserer således på å innhente egenerklæringer og foreta kontroll hos disse virksomhetene i første rekke for å kartlegge den faktiske risikoen for brudd og de negative konsekvensene av dette.
6. Internkommunikasjon av retningslinjer
Selskapet har hatt en internopplæring for alle ansatte av de nye retningslinjene for oppfølging, kontroll og etterlevelse av kravene i Åpenhetsloven. Disse er videre lagt ut på intranettet slik at alle kan holde seg oppdatert på dette. Det gjennomføres et månedlig møte med ansatte som er involvert i prosjekter og inngåelse av avtaler med kunder og leverandører for å oppsummere nye funn, innkomne meldinger og oppfølgingen av disse konkret ifht det aktuelle selskapet.
7. Overholdelse av informasjonsplikten
Selskapet har et informasjonsområde på nettsiden som heter Åpenhetsloven hvor tredjeparter kan klikk seg inn på denne redegjørelsen og hente ut informasjon om egenerklæringsspørsmål samt sende spørsmål om ytterligere informasjon eller melde inn saker og informasjon om mulige brudd på lovverket i virksomhet som er relatert til selskapets drift og samarbeidspartnere. Selskapet har utearbeidet et standard brev som tredjeparter kan fylle ut og be om innsyn (innsynsbegjæring) hvor det kan etterspørres hvordan selskapet arbeider med overholdelse av offentlighetsloven, nærmere informasjon og dokumentasjon rundet dette. Selskapet har en dedikert person som har ansvar for å håndtere henvendelser via nettsiden og spørsmål eller informasjon fra denne. Vedkommende redegjør for disse på den månedlige gjennomgangen og kontakter den ansatte som har ansvar for den aktuelle kunden eller leverandøren for videre oppfølging jf. pkt. 4.